Subtiliteiten van zakelijke communicatie via de telefoon

De kunst van zakelijke communicatie is een belangrijk aspect van onderhandeling en verliest al jaren zijn relevantie niet. De intensiteit van zakelijke communicatie via de telefoon neemt van jaar tot jaar toe. En met de ontwikkeling van mobiele communicatie, wordt het een van de belangrijkste manieren om te communiceren. Voor het voeren van telefoongesprekken is het belangrijk om de details en regels van zakelijke communicatie te kennen.

De telefoon in de moderne wereld speelt een belangrijke rol, omdat we met haar hulp communiceren met onze familieleden, vrienden, collega's, management en zakelijke partners.

Dus, tijdens een gesprek met een bepaalde kring mensen, past een persoon de juiste manier van communicatie toe en zal hij bijvoorbeeld nooit in dialoog treden met zijn baas als met een goede vriend. In deze situatie wordt een meer officieel type communicatie gebruikt.

Zakelijke etiquette moet ook worden gebruikt door werknemers die opiniepeilingen houden, telefoontjes van klanten ontvangen of telefonisch onderhandelen. Vaak zijn succesvolle telefoongesprekken de sleutel tot goede zakelijke relaties. En zelfs het imago van een bedrijf kan volledig afhangen van het vermogen van werknemers om intelligente dialogen per telefoon aan te gaan.

Momenteel worden de meeste oproepen via mobiele apparaten gedaan. Met behulp van deze communicatietool moet u enkele regels volgen.

• Schakel altijd de telefoon uit of zet hem in de trilmodus tijdens een zakelijke bijeenkomst met een klant, in een bioscoop, tijdens een seminar.
• Een mobiel apparaat is vatbaarder voor geluid dan een vaste telefoon. Daarom, in een situatie waarin je op een openbare plaats een persoonlijk gesprek moet voeren zonder tussenkomst van buitenaf, kun je gewoon rustig praten en de andere persoon zal je horen.

• Zet de telefoon niet te hard aan. Hij kan anderen bang maken.
• Probeer kort te spreken. In aanwezigheid van derden mag het gesprek niet langer duren dan 30 seconden, anders bestaat het risico onbeleefd te lijken voor iemand. Als er geldige redenen zijn voor een telefoongesprek, bijvoorbeeld de ziekte van een familielid of een grote transactie, moet u de aanwezigen op de hoogte stellen van de situatie.
• Vermijd telefoongesprekken tijdens een zakenlunch. Als de oproep dringend moet worden beantwoord, moet u de tafel verlaten en op een minder drukke plaats spreken.

Ethische standaarden in telefonische communicatie zijn belangrijk voor het effectieve werk van het bedrijf. De cultuur van telefoongesprekken is een speciaal soort zakelijke communicatie. Kennis van de regels voor etiquette zal de zakelijke banden helpen versterken en de winstgevendheid van de organisatie verhogen.

• Het is noodzakelijk om de persoon te begroeten met wie een telefoongesprek zal plaatsvinden. Zinnen die verband houden met het tijdstip van de dag ("Goedemorgen", "Goedemiddag" of "Goedenavond") zijn hiervoor het meest geschikt.
• Tijdens een zakelijke oproep is het belangrijk om uw eigen intonatie te bewaken. Om de gesprekspartner niet te duwen, moet je beleefd en kalm spreken, onnodige emoties vermijdend.

• Na de begroeting wordt aanbevolen om jezelf voor te stellen en je naam, functie en organisatie te geven.
• Als je iemand belt, moet je altijd duidelijk maken of het voor hem handig is om op dit moment te spreken.
• Volgens ethische normen moet u de telefoon opnemen na het tweede of derde gesprek.
• Tijdens het gesprek mag je niet roken, eten of drinken.
• Als de beller geïnteresseerd is in een andere medewerker van de organisatie, moet het gesprek naar hem worden doorverwezen of de wachtfunctie inschakelen.
• In een situatie waarin u het verkeerde nummer hebt, moet u, zonder onnodige vragen te stellen, uw excuses aanbieden aan de gesprekspartner en onmiddellijk afscheid nemen.
• Bel nooit 's morgens vroeg, tijdens de lunchpauze of vóór het einde van de werkdag.
• De secretaresse of assistent kan oproepen plaatsen of beantwoorden in plaats van de manager.

• U kunt het persoonlijke nummer van een partner of een klant alleen bellen als hij u zijn contacten heeft gegeven. Maar in het weekend en op feestdagen zijn dergelijke oproepen niet toegestaan.
• Er zijn gevallen dat het gesprek wordt onderbroken vanwege slechte communicatie. In deze situatie moet degene die het eerst gebeld heeft terugbellen.
• Stel het gesprek niet uit. Een lang gesprek kan de gesprekspartner boren en wrok veroorzaken. Als de communicatie wordt vertraagd en het doel van het gesprek niet wordt bereikt, kan de klant de volgende dag terugbellen of een persoonlijke vergadering regelen.
• Na het einde van het gesprek is het aan te raden om de gesprekspartner te bedanken en beleefd afscheid van hem te nemen, nadat hij heeft gevraagd of hij nog vragen heeft. Deze eenvoudige actie maakt het gesprek compleet en moedigt verdere samenwerking aan.

Als u een telefoongesprek wilt voeren, moet u zorgvuldig een aantal specifieke acties voorbereiden en uitvoeren. Laten we de belangrijkste punten nader bekijken.

• De gesprekspartner moet pas worden gebeld nadat een duidelijk gespreksplan is opgesteld. Om kleine details uit te sluiten, kunt u een grafische of schematische schets maken.
• Noteer de belangrijke vragen die je moet onthouden om te vragen tijdens het onderhandelingsproces.
• Bereid documenten voor die nodig kunnen zijn in het communicatieproces (correspondentie, rapporten, contracten).

• Neem vooraf contact op met de gesprekspartner om een ​​geschikte periode te vinden om te bellen.
• Om de ontvangen informatie vast te leggen, bereidt u een notitieboek of een dagboek voor.
• Ontdek de algemene lijst van mensen die zullen deelnemen aan het gesprek om hen te contacteren op naam en patroniem.
• Voordat je het nummer belt, probeer je op een positieve manier af te stemmen, en dan moet je emotionele toestand natuurlijk de locatie van de gesprekspartner veroorzaken.
• Maak een telefoongesprek, overweeg de beveiliging van communicatie op kantoor, want waardevolle informatie kan in handen vallen van concurrenten.

Er zijn ook punten die moeten worden uitgesloten en niet zijn toegestaan ​​in het komende telefoongesprek.

• Het is niet nodig zakelijke zaken te bespreken met een onbekende of willekeurige persoon. Het is beter om een ​​persoonlijke vergadering te plannen.
• Het wordt niet aanbevolen om een ​​beslissing te vereisen van een persoon die niet de autoriteit heeft om dit te doen of anders van mening is. Hij kan telefonisch toestemming geven, hoewel hij een tegenstander van deze beslissing is.
• Het is niet nodig om spraakverzoeken te beantwoorden, als het niet zeker is dat de gesprekspartner het met u eens is en wil helpen.

De rol van de telefoon in zakelijke communicatie is tweeledig. Heel vaak leidt het af van urgente taken die gedurende de dag worden uitgevoerd, maar tegelijkertijd versnelt het de oplossing van vele taken. Daarom is het noodzakelijk om de principes van telefoongesprekken te leren die bijdragen aan een efficiënter gebruik ervan.

Het is erg belangrijk om een ​​zakelijke communicatietechniek te hebben voor werknemers van wie het specifieke werk is in telefoongesprekken met potentiële klanten. Veel bedrijven proberen vanaf de eerste woorden contact te maken met de beller om hem een ​​echte klant te maken.

Bedrijven concurreren op verschillende manieren om klanten aan te trekken. Een belangrijke fase in de promotie van diensten is telefonische verkoop, en daarom moeten managers correct en tactvol met klanten in dialoog gaan, anders zullen winstgevende contracten naar concurrenten gaan.

De onderstaande tips helpen u om telefonisch succes te behalen in zakelijke communicatie.

• Het wordt aanbevolen om te bellen naar een persoon die u een nuttige service heeft aangeboden. Dankwoorden zijn erg belangrijk voor toekomstige samenwerking.
• Lach altijd tijdens het chatten. Je glimlach en optimisme zullen de abonnee zeker voelen.
• Probeer tijdens het onderhandelen de gedachtegang van de gesprekspartner te voorspellen.
• Nooit uitspreken godslastering of omgangstaal. Dit is in strijd met de communicatiecultuur.
• Gebruik uitdrukkingen en termen die door de beller worden begrepen.
• Dek de hoorn niet af terwijl u parallel met iemand praat. Dus gebrek aan respect voor de gesprekspartner.
• Leg je positie vertrouwelijk en nauwkeurig uit, want nauwkeurigheid is de beleefdheid van koningen.

• Onderhandelingen zijn belangrijk om snel te handelen, vragen te beantwoorden die zonder vertraging worden gesteld en ingewikkelde zinnen. Een pauze kan alleen worden gerechtvaardigd als een specialist bezig is met het zoeken naar documentatie die nodig is voor onderhandelingen. Als de pauze werd vertraagd, heeft de persoon het volledige recht om de communicatie te onderbreken.
• In momenten van telefoon, echte of virtuele communicatie, moet je uiterst beleefd zijn. Schreeuwen en praten met een verheven stem worden beschouwd als een schending van de ethiek.
• Zeg maar gedag tegen de gesprekspartner op de juiste manier, want de vaardige afronding van het gesprek is niet minder belangrijk dan het belangrijkste deel van de dialoog. U kunt de andere persoon de gelegenheid geven om eerst op te hangen. Zodoende beëindigt u het gesprek op een vriendelijke golf.

Natuurlijk, voor succesvolle communicatie via de telefoon moet je een goede dictie hebben. Gebruik de lessen uit de volgende video om uw spraak expressief te maken en uw stem aangenaam te maken.